RPAツール導入までのプロセスとは?準備すべきポイントを理解しよう

RPAで広がる働き方と労働生産性の向上

人材不足、高騰する人件費など、先進国を中心に“労働”にまつわる課題はさまざまです。特に日本では、高齢化率が21%を超える超高齢社会に突入し、労働人口の減少とともに、労働生産性は低空飛行しており、企業では積年の課題になっています。

生産性を向上させるサービスが次々に登場するなか、RPA(Robotic Process Automation)が欧米を中心に注目を集めています。RPAは日本でも導入している企業は増加傾向にあり、国内全体で5,000社以上が導入しています。市場規模も増加傾向にあり、RPA事業者売上では2017年度は178億なのに対し、2022年度は802億と成長傾向でもあります。

RPA市場規模推移予測
出典元『矢野経済研究所』2018年度のRPA市場は前年度比134.8%増の418億円と予測​

RPA市場が拡大している背景には、危機的な人材不足があります。帝国データバンクの調査では、過半数の企業が人手不足である一方で、働き方改革の推進による長時間労働の是正のために、労働生産性の向上が求められており、企業の多くはより効率的かつ生産的な現場作りを求められているのが現状です。

従業員が不足している企業の割合
出典元『帝国データバンク』人手不足に対する企業の動向調査(2019 年 10 月)

今回は、RPAツールを導入する前に検討・準備すべき内容について説明します。

RPAでできることと、それぞれで活用するツール

工場などでは、産業用ロボットが作業を行い、ブルーカラーである人材は産業用ロボットのメンテナンスやロボットではできない難しい作業を行う構造となっていました。

オフィスでは、作業を行うのはホワイトカラーである人材が中心です。ロボットは基幹業務システムを扱うのが難しいため、基幹業務システムのアップデートや作業者のアウトソーシングで対応するのが今までの働き方でした。

RPAが登場したことで、基幹業務システムをロボットが作業することが可能になりました。ホワイトカラーの業務も、ブルーカラーの対産業用ロボットと同様に、RPAのメンテナンスやRPAでさえできない細かい業務をする方向に変わってきています。

RPAは、業務の粒度や優先順位、コストがROI(投資収益率)に見合わないなどの観点からシステム化が見送られてきた手作業の業務プロセスを、品質を落とさず、低コストかつ短期間で導入できるという特徴があります。

具体的な適用業務としては、帳簿入力や伝票作成、DMなどの発送業務、顧客データの管理、営業支援システムへのデータ入力など、主に事務職の人たちが携わる定型業務があげられます。現在では、人事などのバックオフィス、金融、保険、政府関連、顧客情報を処理する通信やヘルスケア、小売など、幅広い領域で活用が進んでいます。

RPAを導入するために必要な準備のステップとその内容や理由

RPA導入のために大事なことが、従来のIT技術の導入や、改善活動との違いを理解した上で、管理・統制と自動化のバランスをとりながら進めることです。

RPAを扱うことには多少煩雑なことはありますが、自動化対象のアプリケーションの変更に伴う影響を考慮したり、RPAを利用しているユーザーからの相談に応じられる体制を設けたりすることは必要です。そのため、現場がRPAの主体とはいえ、推進組織側の管理・統制ルールの構築も必要です。

従来同様の厳し過ぎる管理体制を設けてしまったために、現場でRPA活用が進まない、またはRPAがIT部門のシステム開発部品になってしまった、という課題も生じています。

RPAのメリット・真の価値を享受するため、誰のためにどのような目的でRPAを導入するのか、導入方針に立ち返りながら推進していきましょう。

RPAの導入は、大きく分けると①PoC(評価・検証)②部分導入③全社導入という3段階で進みます。

導入したのにRPAが浸透しないという課題を抱えている企業は、PoC段階でRPAの主体である現場を巻き込まずに、推進部門やIT部門だけで評価してしまい、現場にRPAを使うように指示をしたケースが多いと言われています。このような進め方だと、現場の担当者が使うには難しいRPAツールが選定されたり、手厚いフォローがないまま作業させられたりといった不満ややらされ感が生じたりということが起こりやすくなります。PoCの段階から主役である現場をしっかりと巻き込んで、現場の担当者の評価を大切にしてください。

導入における最初のステップとしては、RPAツールの研修を受けることが重要です。研修で、RPAについての知識を深めることで、自身の業務にどのようにRPAを活用できるかを担当者自身が想像できるようになります。

PoCはRPAツールの研修から開始すること、研修には現場の各部門から2~3名ずつ有志を募り受講してもらうことが有効と言われています。ここで受講した担当者が後々、各部門のRPA導入に活躍する推進役となってくれます。

1.専門チームの立ち上げ

RPAの導入で得られるリターンは大きく複数部署に渡るので、関連する部署のメンバーとともに専門チームを立ち上げます。

2.現状の業務プロセスの見直し

RPAの導入で現在の業務は抜本的に改善されることが期待されています。まずは、業務プロセスの見直しをしましょう。

3.トライアルを導入するシーンと適切なRPAツールの決定

業務プロセスを見直した上で、導入すべき適切なRPAツールを決定します。

RPAツールの選定は、以後の利用拡大や展開が効果的に実行できるか否か、極めて重要なファクターです。

4.トライアルの導入

RPAツール決定後、いよいよトライアル導入です。

5.課題の洗い出しと解決策の明確化

トライアルの結果を踏まえて課題を洗い出します。

改善案を明確にした上でトライアルを続けるなど本格導入への準備をします。

6.本格導入へのプロセス策定

トライアルの結果を分析し、より広範囲の業務にRPAを本格展開する準備に入ります。

RPAに関連する業務を担うメンバーも決定し操作方法をレクチャーすることも含めて、本格導入までのプロセスを策定します。

7.本格導入・運用・改善

最終段階の本格導入です。運用しつつ、その結果を逐一分析し、随時改善します。

導入の目的を押さえつつ、まずはプロセスを学ぶ

RPA導入によってもたらされる成果も多岐に渡るものの、明確な目的や改善意識を持つことが、RPA導入の成功につながります。

RPAに分担できる業務はまだ限られているものの、分担する業務を明確化し導入することで、多くの企業で実践できている業務削減実現の可能性も高まるのです。

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