1on1ミーティングの進め方(1) アジェンダ作りはまず部下に任せよう

1on1ミーティング(1on1 MTG)を実施するにあたって、マネージャーが最初に突き当たる壁は、「何を話せばいいのか?」という「アジェンダ(テーマ)設定」に関する疑問ではないでしょうか。

部下に対する個別業務の指示や、部下からの途中経過・結果報告や相談は、その都度口頭やメールで行っているし、会社や部署の方針説明や予算についてはメンバー全員を集めた会議が開催されるし、話すべきことは既に伝えているつもりだが……、というのが正直な気持ちかもしれません。

実は、1on1 MTGで取り上げるテーマについて、上司として考えるべきなのは、「何を話せばいいのか?」ではなく、「何を話させればいいのか?」という点です。つまり、1on1 MTGで話をする主役は、上司ではなく部下であり、テーマ設定の主導権を部下に持たせることが肝要なのです。

本稿では、1on1 MTGを進める上での最初のプロセスであるテーマ設定に焦点を絞って、詳しく見ていきます。

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1. テーマ設定は部下に主導権を持たせる

1on1 MTGで取り上げる話題は、基本的に、「部下が話したいこと」です。
つまり、テーマ設定の主導権は、上司ではなく部下に持たせる、という考え方が基本になります。ここには、1on1 MTGの目的と直結する重要な理由が2つあります。

それは、「部下の自主性を育むため」、そして「上司と部下の信頼関係を構築するため」です。

一つずつ説明していきましょう。

1-1. 成長のために自主性を育む

1on1 MTGの目的は、「会社の持続的成長のために、部下のやる気を引き出して成長を促す」ことです。

1on1 MTG、すなわち「上司と部下が定期的に行う1対1の対面による対話」を通じて、部下のやる気を引き出し、自主性を育み、その人が1日も早く独り立ちして自発的に行動できるようにするのが、上司の重要な役割です。

では、そのやる気はどうすれば引き出せるのか。そもそも、人間が一番やる気になるのは、他人に言われなくても、自分から自発的にやりたい、と思ったときです。

上司の目から見れば、部下にはまだまだ至らないところがあって、あれもこれもアドバイスしたい、指示しなければならない、と思うことは多々あるでしょう。しかし、上司が部下に一方的に指導をするだけでは、いつまでたっても部下の自主性を育むことができません。部下が自発的に行動できるよう促すには、何事もまず自分の頭で考える癖をつけさせることです。

つまり、自分の頭で考え、自発的に行動するよう促すことが、1on1 MTGにおける部下育成の肝といえます。

ですから、1on1 MTGの出発点であるテーマ設定は、部下に主導権を持たせるわけです。「会社の持続的成長のための自分自身の成長」という視点から、「何を話したいか」を自分で考えてもらうことが、指導の第一歩です。

1-2. 上司と部下の信頼関係を構築する

1on1 MTGで取り上げるテーマを「部下が話したいこと」にするもう一つの理由は、上司と部下の信頼関係を構築するためです。

一般的に、私たちが、相手が自分のことを受け入れてくれた、と思えるとき、その人に対する信頼感が増すものです。より具体的に言うと、相手が自分の話をしっかり聴いてくれたとき、また否定せずに理解しようとしてくれたとき、「受け入れられた」という満足感を感じられます。

従って、部下にとっては、上司に対して話したいことを自由に話せること、上司が自分の話にじっくりと耳を傾けてくれることは、上司への信頼醸成に大きく寄与するのです。

通常のコミュニケーションが、上司から部下に対する伝達、指示命令に偏りがちな職場では、部下が話したいことを話せる1on1 MTGが、なおさら貴重な機会となります。

1-3. 1on1 MTGの目的を最初に丁寧に伝える

テーマ設定は部下に任せるとはいえ、1on1 MTGの場でいきなり「話したいことを話してください」と言っても、到底うまくいきません。

1on1 MTGの実施に先立ち、まず上述のような1on1 MTGの目的とテーマ設定の考え方について、上司から部下に対してきちんと説明することが大切です。

なぜ「部下が話したいこと」をテーマにするのか、なぜ部下に主導権を持ってもらいたいのか。それは、会社の持続的成長のために、部下のやる気を引き出して成長を促し、自主性を育んでもらうという1on1 MTGの目的のためである、ということを丁寧に説明し、理解してもらいましょう。その上で、この目的に沿っていればどんなことでもよいので、「話したいこと」を自由に考えてくるよう、前もって伝えておきます。

そうすることで、部下自身が「会社の持続的成長」や「自分のやる気、成長」ということについて、おのずと考えを巡らすはずです。

2. 部下に「話したいことがない」と言われたら?

ところが、せっかく部下に主導権を持たせて、話したいテーマを自由に考えてもらおうとしても、事前に考えてこない、あるいは考えてもなかなかテーマが出てこない部下がいるものです。

そういう部下に対しては、どうアプローチすればいいのでしょうか。

2-1. なぜ考えられないのか

「話したいことがない」あるいは「考えられない」のは、実は、部下が自分で考えて課題を見つけ出すことに慣れていないせいです。

具体的な問題に対して、相手から求められている「正解」を素早く出す、いわゆる「問題解決型」のアプローチは得意かもしれません。しかし、1+1=2のような明快な「正解」のない問題について考えたり、問題そのものを考えたりする、いわゆる「課題設定型」のアプローチをするのは、慣れていない人にとってはなかなか難しいものです。

それどころか近年は、自分が今どんな気持ちでいるのか、何を考えているのか、という自分自身のことについてさえ、はっきりと認識する機会が、どんどん減ってきているように見受けられます。

世の中のスピードがどんどん速くなっていく中で、私たちは否応なしに外部からの絶え間ない刺激に条件反射的に行動することが求められています。通勤電車の中でぼーっと考え事をする代わりに、ついスマホに手が行ってしまう。友だちからのLINEメッセージに対して、自分がどんな気持ちを抱いたのかをゆっくり振り返ることもせず反射的にスタンプを返してしまう。自分自身の感情や思考に目を向ける時間が、どんどん少なくなってきているのです。

そのような環境に晒されている部下に対して、自分が何を話したいのか、自分で考えられるようにするためには、閉ざされた質問」と「開かれた質問」をうまく使い分けながら地道に問いかけていく必要があります。

2-2. 「考える」ことを促す2つの質問を相手に合わせて使う

「閉ざされた質問」と「開かれた質問」という言葉を聞いたことのある方も多いと思います。

① 閉ざされた質問:
・「仕事上の悩みはありますか?」など、「はい」か「いいえ」で答えられる質問。もしくは、「どこに住んでいますか?」「麹町です」といった、想定される答えが決まっている質問。
・比較的簡単に答えられるので、答える側の負担が少ないことが長所である一方、どう答えるかじっくり考える余地が少なく、また訊き方によっては、こちらが想定する答えを引き出そうとする誘導尋問になりやすいという短所があります。

② 開かれた質問:
・「仕事の上で、どんな悩みがありますか?」など、自由に答えられる質問。
・枠を与えられず自由に答えられるので、答える側が自分の考えを深めたり発想を広げたりするのに役立つ一方、考える癖のついていない人にとっては荷が重いという短所があります。

上述の長短に鑑みると、目上の人間との会話に慣れていない新入社員やジュニアクラスの部下、性格的に引っ込み思案だとか話し下手な部下に対しては、答えやすい「閉ざされた質問」から入るほうがよいでしょう。

一方、既に一定の業務経験がある部下や、自分の意見を述べることが不得意でない部下に対しては、「開かれた質問」をうまく駆使することで、考える力を深めるのを促すことができます。

2-3. 「閉ざされた質問」によるアプローチ

ジュニアクラスの部下には、まず「閉ざされた質問」を投げかけて、思考のベクトルを自分の課題に向かせて、具体的な課題をイメージするよう促します。

例えば、次のような質問です。

仕事は楽しいですか?
最近、会社に来るのが億劫になったことはありますか?

「仕事は楽しいですか?」に対して、「いいえ」という答えが返ってきたら、しめたものです。続いて「どんなところが楽しくないのですか?」という開かれた質問をすることで、彼/彼女の仕事の悩みに近づいていくことができます。

「はい!」と元気な返事が返ってきたら、「それはよかった」と満面の笑みで相づちを打ちましょう。部下のポジティブな気持ちへの共感を示すことで、信頼感の醸成に役立ちます。そして、「どういうところが楽しいですか?」と開かれた質問をして、部下が自ら楽しんでやっている仕事を具体的にイメージするのを促します。個別の仕事のイメージが部下の頭に浮かんできたところで、「じゃあ、逆にあまり楽しくない仕事はどんなこと?」と解決したい課題に目を向けさせていきます。

もしも、「はい」と言いながらも、相手の表情や口調があまり楽しくなさそうなら、少し掘り下げてみましょう。例えば「そう。楽しいんですね」と繰り返すだけでも、相手が「自分は本当に楽しいのか?」もう一度自問するきっかけになります。あるいは、「じゃあ、逆にあまり楽しくないときはありますか?」という質問なら、部下の本音である(と思われる)ネガティブな気持ちに沿うことになり、相手の話を引き出し易くなるでしょう。

ただし、あからさまに「本当に楽しいですか?」「実は楽しくないんじゃないの?」と聞くのは避けたほうがベターです。部下の言葉を信用していない、あるいは否定しているように聞こえる恐れがあり、気配りのつもりが、返って信頼関係を損ないかねません。

2-4. 「開かれた質問」によるアプローチ

ある程度自分の言葉で話せる部下に対しては、最初から次のような「開かれた質問」を投げかけます。

今、一番仕事で手こずっていることは何ですか?
解決したいと思っている課題はどんなことですか?

こう問いかけても、やはり「ありません」という答えが返ってきた場合、部下の状況によって、対応の仕方は2つに分かれます。

① 上司から見れば、課題はいろいろとあると思われる部下
具体的な業務の進め方やパフォーマンスに対して、改善の余地が認められる場合は、ここで頭出しをしてみましょう。

〇〇のプロジェクトの進捗について、どう思いますか?
〇〇の業務は、どうやって進めていますか?

いきなり「進捗が遅すぎるんじゃないか」「ああいう進め方よりもこうするほうが…」などと上司の意見を言ってしまったら、部下が自発的に考えようとする芽を摘んでしまうことになります。
あくまで部下自身が、課題として認識するのを促すことが大切です。

② 実際に優秀で特に課題がないと思われる部下
1on1 MTGの目的は「部下の成長」ですから、たとえ彼/彼女に何のマイナスポイントがなかったとしても、成長に向けた課題はいくらでも作れるはずです。
現状100点満点で出来ている仕事を120点、130点にする、仕事の領域を拡大してチャレンジレベルを上げる、といったことに目を向けさせるのです。

そのためには、以下のような「開かれた質問」が考えられます。

今の仕事をもっと効率化するには、どうしたらいいと思いますか?
他のメンバーのパフォーマンスアップのためには、何をしたらいいでしょうか?
担当業務以外で、どんなことをやってみたいですか?

「開かれた質問」は、部下の潜在力を解き放つきっかけを作るのに最良なアプローチとなります。

3. 課題と1on1 MTGの目的との結びつけ方

上述のようなプロセスを通じて、部下が話したいこと、部下が抱えている課題が出てきたら、
それに対して質問をすることで本質的な課題を掘り下げ、会社の持続的成長と本人の成長を結びつけるテーマに落とし込んでいきます。

テーマ設定にあたっては、「部下に任せながら、任せきりにしない」アプローチこそが、肝要なのです。

3-1. 具体的でストレートな課題への対応

現在取り組んでいる特定のプロジェクトの進め方、といった個別業務の課題や、子どもの就学や親の介護といったワークライフバランスの相談であれば、それらがそのままテーマになります。

そのような具体的かつ短期的なテーマではなく、より中長期的な、将来こんな業務に就きたいといったキャリアアップに関する相談も、テーマとなりえます。

キャリアデザインは、本来頻繁に検討する類のものではなく、半年もしくは1年に一度の人事評価面談などで話し合うほうが適切なテーマです。ただ、部下が何か考えるところがあって、1on1 MTGで切り出してくることもあり得るので、間口を広げて対応すればよいでしょう。

3-2. 目的と違うテーマでも掘り下げてリンクする部分を見つける

部下に「話したいことを自由に考えてくるように」と伝えておくと、「会社の持続的成長のために、部下のやる気を引き出して成長を促す」という目的とは一見関係なさそうな話を持ち出してくる場合があります。

だとしても、言下に否定はせず、まずは受け止めましょう。そうすることにより、部下の中で「1on1 MTGでは何を話してもいいんだ」という安心感と、何でも受け止めてくれる上司への信頼感が芽生えます。

その上で、部下が話したい内容が、1on1 MTGの目的にどう結びつくのか、具体的に何が課題なのか、質問を投げかけながら明確にしていきます。

例えば、「隣の部署の〇〇さんの仕事の進め方が気になって仕方がない」という話が出てきたとします。部署も違う他人のことなど気にしなくてよいではないか、本人の成長とどう関りがあるのか、と思う気持ちをぐっとこらえて、部下が考えていることをもう一段掘り下げる質問をしてみましょう。それによって、課題の本質が見えてきます。
例えば次のような問いかけです。

上司「進め方が気になるというのは、具体的にどんなところが気になるんですか?」
部下「〇〇さんがむやみにデータ要求するせいで、営業部がその対応に大わらわなんです」
上司「営業部が大わらわだと、あなたにどんな影響があるんですか?」
部下「私が月次報告書を書くのに必要なレポートを、営業部が作る時間がなくなって、結局タイムリーに出て来ず、私が締め切りに間に合わせられなくなるのです」

このような展開であれば、「他部署に依存する業務の締め切りを守るにはどうしたらよいか」という本人の成長課題につなげることができます。

では、ほかの例も見てみましょう。
例えば、人事労務とは無関係な部署に属している社員が、「将来に備えて、社会保険労務士の資格をとろうと勉強中なんです」と言い出したら、どう対応しますか?
本人の個人的な成長には関わるけれども、今の部署におけるパフォーマンスアップには結び付きそうにありません。

この時、「社会保険労務士を選んだのは、どんなところが面白そうだと思ったからですか?」と尋ねることで、その人の興味関心をより深く知ることができます。今の部署の中でも、その興味に出来るだけ近しい業務をアサインすれば、本人のモチベーションアップにつながります。

あるいは、「資格取得の勉強が、今の業務をする上でどんな障害になりうるでしょうか?」と確認してみてはいかがでしょう。「夜間学校に通う水曜日は残業が出来ません」ということであれば、「いっそ残業が今の半分になるように、大胆な業務効率化の方法を考える」という、働き方改革につながるようなテーマを導くこともできます。

3-3. 上司が「話したいこと」の取り上げ方

前項まで、部下が「話したいこと」への対応や、テーマと目的のつなげ方について説明してきました。一方、上司から部下に話したいことがあり、1on1 MTGの時間を使ってそれを伝えたい、という場合もあると思います。1on1 MTGのテーマ設定の基本とは異なりますが、こうしたケースを想定してご紹介しておきます。

1on1 MTGは、部下に自発性を促すという目的があるので、基本的に、テーマは部下に決めてもらうのが第一です。ただ、どうしても話しておきたいことがある場合、部下にまず、「話したいことは特にないか」と確認しましょう。その上で、「じゃあ今日は私からテーマを出してもいいかな」と許可を仰ぐのです。上司にそう言われて「ノー」と答える部下はいないと思います。

ただし、了承された場合でも、いきなり指示命令モードになるのは控えましょう。例えば、プロジェクトの進行が遅いことが気になって状況を聞きたいと思っていても、
「〇〇プロジェクトの進捗、遅すぎるんじゃないか」
ではなく、2-4.の①のケースと同様に、
「〇〇プロジェクトの進捗について、どう思う?」
など質問形式で進めるようにしましょう。

4. まとめ

1on1 MTGにおけるテーマ設定にあたっては、部下の自主性を育み、上司との信頼関係を強めるために、まず部下に主導権を持たせる、という考え方が基本になります。

1on1 MTGの実施に先立ち、会社の持続的成長のために、部下のやる気を引き出して成長を促し、自主性を育んでもらうという1on1 MTGの目的を丁寧に説明した上で、この目的に沿っていればどんなことでもよいので、「話したいこと」を自由に考えてきてもらいましょう。

部下が「話したいことがない」あるいは「考えられない」と言っても、実はそうしたことを考えるのに慣れていないだけです。この場合は、「はい/いいえ」で答えられる「閉ざされた質問」と、自由に考えて答える「開かれた質問」をうまく使い分けながら、上司が地道に問いかけて、自分自身について考えられるよう働きかけていくことが重要です。

「話したいこと」が具体的な業務課題であれば、それが1on1 MTGのテーマとなります。一見1on1 MTGの目的に関係なさそうな内容でも、部下が考えていることをもう一段掘り下げる質問をして、部下が抱えている課題の本質を探り、具体的なテーマに落とし込んでいきます。

上司から部下に話したい課題がある場合は、あくまで部下に主導権を委ね、許可をとった上で進めます。上司が提示したテーマであっても、部下自身の課題として認識してもらうように促すことが大切です。

1on1 MTGの目的が部下の成長であることを決して忘れず、どのような成長を目指すか、という視点でテーマを設定するように、十分心がけましょう。

<参考文献>
・「ヤフーの1on1」本間浩輔 ダイヤモンド社 2017年
・「心理学」 無藤隆・森敏昭・遠藤由美・玉瀬耕治 有斐閣 2004年
・「動機づけ面接法 基礎・実践編」ウィリアム・R・ミラー、ステファン・ロルニック 星和書店 2007年
・「Insight」Tasha Eurich, Currency 2017年

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