「社内報」で社員のモチベーションをアップ!

社員のモチベーションアップの施策のひとつとして「社内報」があります。

近年では、紙媒体からWEB媒体へ移行することで印刷や郵送コストの削減をしたり、中には動画を使った社内報を出す企業も出てきています。

社内報はモチベーションアップの施策としてだけでなく、内定者フォローとしての役割もあります。詳しくは「「社内報(コミュニケーションツール)」を使った内定者フォローとは?」をご覧ください。

モチベーションアップに最も効果があるのは、みんなの前で褒めること

「社内報」は、わざわざ社員を全員集合させなくても、みんなの前で社員をほめることができる方法です。特に複数の地域に事業所や支社がある場合、年中無休のサービス業で誰かが業務を遂行しなければならない場合など、従業員全員を集めることが難しい場合において非常に有効です。

流行りのSNSと比べても、「みんなの前で褒める効果」「記録に残る効果」「家族・恋人・友達にも気軽に見せられる媒体」など、多くの利点があります。

モチベーション向上の社内報のコツは、社員を褒めること

社員の具体的な褒めるべきエピソードを探し、尊厳欲求(承認欲求)を満たす内容づくりを心がけてみましょう。一般的に人は「本人も気づいていない長所」を褒められると嬉しいものです。

社員の自信がアップ!

社内報で褒めることは、「会社は社員のどのような行為・事例を褒めるのか」「会社・経営陣・上司は、社員に対してどのような価値観を持っているのか」を示します。

「褒める」とは、どのような行為を模範事例とするか会社が経営理念を提示すことです。ほめられた社員は「上司・同僚への信頼感を増す」「自信がつく」「上司・同僚の評価基準がわかる」などのモチベーションアップにつながります。

上司や管理職は、社員の隠れた仕事への貢献を把握できるようになり、常日ごろから社員の良いところを探すために、仕事ぶりまでも変わるはずです。細かく観察、調査しないと、本当に部下の心に響く褒め言葉を見つけることはできません。

社内報のメリットとは

社内報には多くのメリットがあります。

1つ目として、従業員が複数の地域にまたがっていたとしてもアプローチが可能なことです。社員数の少ない会社であれば、従業員全員とコミュニケーションを行うのは比較的容易ですが、社員数が多い会社であれば、従業員全員とコミュニケーションを行うのは現実的に不可能になる場合もあります。

2つ目として、褒められた内容が「モノ」として残ることが挙げられます。誰しも、みんなから褒められる・評価されることは嬉しいものですが、モノとして残ることで、いつでも振り返ることができます。

3つ目として、公表しやすい内容であることが挙げられます。人事考課などでの「給与や賞与への反映」などは、日本人はあまり公開しないため、評価されていることが他の従業員に伝わりづらいです。しかし、社内報などであれば、褒めたことを公表しやすく、他の従業員にも伝わりやすいです。表彰式なども有効ですが、より気軽に頻度も増やせる社内報は、些細なことも含めて褒めることができます。

SNSのような拡散効果がある

社内報があればわざわざ社員を全員集合させなくても、みんなの前で社員をほめることができます。またどのようなことが褒められるのか(評価されるのか)、従業員が会社の価値観を再認識することもできます。

SNSのように「みんなの前で褒める効果」「記録に残る効果」「家族・恋人・友達にも気軽に見せられる媒体」など、利点がたくさんあります。

社内報のデメリットとは

社内報のデメリットについても確認しましょう。

1つ目として、社内報を作るのに労力がかかることです。当たり前ですが、社内報を作るためには社員と時間が必要です。紙媒体の場合は、印刷コストや郵送コストなどもかかります。社内報でのモチベーションアップは大きな効果が期待できますが、割けるリソースがあるのかは考えなければなりません。

2つ目として、社内報を作っても必ず見てもらえるわけではないことです。特に複数の事業所がある場合、本社から社内報が送られてきても「とりあえず壁に貼っておく」「興味のある人だけ読めば良い」などと、社内報自体が形骸化している可能性もあります。「興味のない内容だから読む気にならない」「業務が忙しくて、読む時間がもったいない」など、なぜ読まれていないのかの原因を追求し、応じた施策を別途考えることが重要です。

メイン業務をこなしながらの社内報づくりは難しい

多くの企業で、社内報の作成は、メインの業務の片手間に行なっているケースが多いようです。

一つの記事を書くのも、目的を意識して伝え方を考えていくと結構な時間と手間になります。メインの業務がある中で社内報にそこまで時間をかける事は難しいものです。社内報を効率的につくるためには、フォーマットを作ったり各社員が社内報担当者へ情報を提供するような意識改革も必要になってきます。

読んでもらえるように設計することが大切

当たり前の話ですが、社内報は社員に読んでもらってこそ意味があります。社内報を作ることが目的ではありません。

社内報は、複数の事業所がある会社でも、社員全員が低コストで関われるモチベーションアップ方法です。モチベーションアップを目的とした社内報であれば、「社員全員に読んでもらう」ことが大切であり、読んでもらうためにどのようにすべきかを考える必要があります。

例えばある部署が行ったイベントの内容を社内報の記事にする場合、イベントの写真と内容だけの記事にするのではなく、イベントでどのような効果があったのか、成功するために努力した社員の紹介、より具体的な様子などを掲載することで、社員への伝わり方は変わってきます。イベントを行った部署も、会社全体として自分たちが行ったイベントに注目してくれていることで、モチベーションも上がるはずです。

社内報は「内容が社内の従業員向け」なだけで、多くの人に読んでもらうコツは社外の人向けの資料などと大きく変わりません。まずは自社の社内報の目的を再確認して、読んでもらえているのか、どんな感想を持っているのかを把握するところから始めてみてはいかがでしょうか?

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